Eine Büroeinrichtung muss sorgfältig geplant und gekonnt umgesetzt werden

Eine zeitgemässe Büroausstattung hat viele bedarfsgerechte Bestandteile

Heute basiert eine Büroeinrichtung schon längst nicht mehr nur auf Schreibtischen und Bürostühlen. Neben einem breiten Spektrum an Mobiliar gehört in ein schickes Büro eine Fülle von technischen Ausrüstungen und Equipment für einen möglichst hohen Arbeitskomfort.

Besonderheiten eines modernen Büros

Eine Büroeinrichtung kann aus unterschiedlichen Gründen erneuert werden. Das kann ein Neubau, eine Renovierung oder eine Änderung der veralteten Bürokonzeption sein. Damit alle von der modernen Einrichtung im Büro profitieren, müssen bestimmte Eigenschaften gegeben sein.

Vordergründig sind beispielsweise Anforderungen wie:

• keine Schadstoffe, auf umweltfreundliche Möbel, Farben und Fussböden achten
• Fläche pro Arbeitnehmer von mindestens 10 m² in Kleinraumbüros, Fläche von bis zu 15 m² in Grossraumbüros ist verbindlich
• gestalten von Fluchtwegen
• möglichst versetzbare Büroraumwände einbauen
• Besprechungs- und Meetingräume, Küchen, Pausenbereiche und Zonen für lange und kurze Pausen), Sitzecken abtrennen
• Arbeitsschutzvorgaben gezielt realisieren
• ausreichende Basisbeleuchtung (Tageslicht) durch grosszügige Fenster
• Beschattungen und Lichtschutzvorrichtungen
• separate Geräteräume (Kopierer, Drucker, Scanner, Reisswolf)
• Lounge-, Steh- oder Sitzarbeitsplätze, Wandsysteme mit integrierten Schränken und Regalen
• schalldämpfende Ausstattungen (Decke mit schallabsorbierenden Materialien dämmen, Akustikbilder und trittschallreduzierende Auslegewaren) integrieren
• angenehmes Klima in den Büroräumen zu allen Jahreszeiten schaffen
• Büromöbel mit ergonomischen Merkmalen einbauen
• gesunde Beleuchtungen (Leuchtkraft der Leuchten sollte nicht unter 500 Lux liegen) montieren

Bereits bei der Wahl der Art des Büros (Desksharing-Büro, reversible, kombinierte oder Gruppen-Büros sowie Zellen- oder Einzelbüroräume) beginnt die Büroplanung. Schon bei diesem Schritt ist es ratsam, einen ausgebildeten Experten einzubeziehen. Es besteht die Möglichkeit, die eigenen Vorstellungen darzulegen, diese zu besprechen und die komplette Büroeinrichtung danach einem Fachbetrieb zu überlassen. Dabei geht es unter anderem um das Mobiliar, die Architektur und die technischen Ausrüstungen sowie um die ästhetischen Belange. Nur in bestimmten zeitlichen Abständen werden persönliche Rücksprachen wegen Veränderungen und zur Kontrolle gehalten.

Ideenreiche Büroeinrichtung fördert Wohlbefinden und Produktivität

Zwischen einer Büroeinrichtung, der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und deren Wohlbefinden besteht ein Zusammenhang. Daher ist es nachvollziehbar, dass ein richtig gestaltetes Office die Produktivität erhöhen und die Krankheitsanfälligkeit massgeblich verringern kann.

Auf ergonomischen Schreibtischstühlen lässt es sich wesentlich bequemer und rückenschonender sitzen als auf althergebrachten normalen Büro-Sitzmöbeln. Flimmerfreie, in Augenhöhe angebrachte, grossflächige Bildschirme mit Antirexflex-Folien sind insbesondere an Telearbeitsplätzen obligatorisch. Dabei sollte der Kopf einen Mindestabstand von etwa 70 cm zum Monitor haben.

Berufstätige, die über mehr als 60 Prozent der Arbeitszeit stehend verbringen, erleiden weniger Beschwerden mit dem Rücken. Sinnvoll sind daher in einer modernen, arbeitsfreundlichen Büroeinrichtung neben Stühlen spezielle Stehmöbel. Wird das Arbeitsumfeld als angenehm empfunden, dann sind die Arbeiter weniger Stressoren ausgesetzt. Die Tische, Stühle und die sonstigen Büromöbel sollten daher leicht erreichbar und ebenfalls ergonomisch sein. Für die Einhaltung der optimalen Luftfeuchtigkeit sorgen die Fenster, Grünpflanzen, Luftbefeuchter oder Klimaanlagen. Grosse, im Sommer beschattete Fenster sind einer guten Atmosphäre am Arbeitsplatz zuträglich. Diese Aspekte werden von einem Innenarchitekten, einem Büroeinrichter oder einem Inneneinrichter bei der Erarbeitung der Konzepte erfasst und bedacht.

Farben beeinflussen das Wohlgefühl und die Kreativität von Menschen. Diese Erkenntnis wurde durch wissenschaftliche Untersuchungen gewonnen. Sie wird nunmehr bei der Einrichtung von Büros praktisch berücksichtigt. Monotone Farbgestaltungen wirken ermüdend. Ist die Farbigkeit zu extrem, kommt es zu einer Reizüberflutung. Fragen Sie den Inneneinrichter, der gleichzeitig ein Farbexperte ist, welche Lösungen er parat hat.

Überforderte Mitarbeiter, die sich im chaotischen Büroumfeld nicht konzentrieren können, werden auf Dauer unzufrieden sein und erkranken schneller. Die Einrichtung soll daher für Übersichtlichkeit, Ordnung und klare Strukturen sorgen. Fortschrittliche Möbelsysteme als Baukastenmodule eignen sich hierfür ausgezeichnet.

Beratung, Planung und Design aus den Händen von Experten

Damit sich beim Planen und auf dem Weg bis zur endgültigen Fertigstellung keine Fehler einschleichen, ist der Innenarchitekt oder der Raumausstatter der optimale Ansprechpartner.

Er übernimmt folgende Tätigkeiten:

• Beratung, Empfehlungen und Ortsbegehung
• Bedarfsanalyse über ein Nutzungskonzept für die verfügbare Fläche
• Bestimmen des Designs
• Einrichten einschliesslich der reibungslosen Montagearbeiten, der Abstimmung der Liefertermine bis hin zur Endabnahme
• Rechnungsstellung

Ein ganz anderes Design ergibt sich für ein mobiles Büro. Dort sind innovative Elemente wie Laptops, WLAN-Anschluss, Tablets, Smartphones und ein Zugang zum Stromnetz entscheidend. Eine Beratung für ein flexibles mobiles Büro bieten die Fachleute ebenfalls an. Für ein schickes ortsgebundenes Büro werden die Tische samt den Stühlen und den Stauräumen einheitlich nach einem speziellen Einrichtungsstil ausgesucht. Dieselben Aufgabenstellungen bewältigen die Inneneinrichter für ein mobiles Büro.

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Wer kann die Aufgabe der Büroeinrichtung übernehmen?

Für alle einzelnen Schritte bei der Einrichtung eines Büros sind Innenarchitekten, Raumausstatter oder Inneneinrichter mit einer entsprechenden Spezialisierung die passenden Fachleute. Aufgrund ihres beruflichen Werdegangs und der intensiven Ausbildung können sie das für ein Büroprojekt notwendige theoretische Wissen, die erforderlichen betriebswirtschaftlichen Kenntnisse und diverse praktische Fertigkeiten aufweisen. Sie sind im Umgang mit Kunden und anderen Wirtschaftsunternehmen versiert.

Warum sollte ein Experte das Büro einrichten?

Innenarchitekten und Inneneinrichter beschäftigen sich intensiv mit dieser Thematik. Sie haben den entsprechenden Überblick und kennen sich bestens in diesem Metier aus. Wenn Sie einen Experten engagieren, entlasten Sie sich enorm. Wenn Fachleute das Büro gestalten, setzen sie die gesetzlichen Vorschriften bezüglich des Unfall- und Arbeitsschutzes um, sodass die Abnahme später pünktlich und reibungslos vonstattengeht.

Welche Vorteile hat die Zusammenarbeit mit einem Einrichtungsspezialisten?

Bei der Ausstattung eines Büros geht es um mehr als nur um Technik und Möbel. Neben den Stühlen, Tischen und Schränken sowie den Druckern und Kopierern werden komplexe Einbauten wie Klimaanlagen und Belüftungssysteme benötigt. Für einen Laien ist ein solches Unterfangen kaum zu schaffen. Sie bleiben von Fehlern verschont und profitieren vom hohen Niveau der Ausführung, ohne sich zu belasten.

Welche Kosten entstehen für einen Experten für Büroeinrichtung?

Das Honorar, das Innenarchitekten für ihre Leistungen verlangen, kann beispielsweise frei mit dem Auftraggeber ausgehandelt werden. In die Kosten fliessen ebenfalls der Schwierigkeitsgrad und das Ausmass der zu bewältigenden Arbeiten ein. Pauschal kann gesagt werden, dass die Kosten daher immer different sind. Die Anschaffungen an Stühlen, Schränken, Arbeitstischen und anderen Komponenten kommen noch hinzu.

Wann ist die Kontaktaufnahme zu einem Profi sinnvoll?

Liegt bereits die Entscheidung über eine Veränderung der Büroeinrichtung vor, kann schon ein Innenarchitekt oder ein Inneneinrichter aufgesucht werden. Je weniger Zeit vergeudet wird, desto einfacher ist es, den geplanten Endtermin einzuhalten. Daher sollten Sie am besten rechtzeitig oder langfristig einen Fachmann kontaktieren. Oftmals haben diese Experten einen vollen Terminkalender und lange Wartezeiten.